Logik & Workflows
Regeln im Formular, Workflows nach dem Absenden
Während des Ausfüllens entscheiden Bedingungen, welches Feld erscheint. Nach dem Absenden übernehmen Workflows und tragen die Antwort weiter. Beides folgt demselben Aufbau, den Du nur einmal lernen musst.
Im Formular
Bau eine Regel und sieh, was sie bewirkt
Genau diese drei Auswahlfelder findest Du im Editor. Der Satz unten ist die Rückmeldung, die Dir Formenio auch dort gibt.
Sechs Operatoren
- ist gleichKundentyp ist gleich „Firma“
- ist nichtLand ist nicht „Deutschland“
- enthältNachricht enthält „Angebot“
- ist größer alsBudget ist größer als 10.000
- ist kleiner alsTeilnehmerzahl ist kleiner als 5
- ist ausgefülltDatei ist ausgefüllt
Bedingung
Anzeigen
Feld erscheint, sobald die Regel greift.
Ausblenden
Feld verschwindet und wird nicht gesendet.
Pflicht
Feld muss ausgefüllt werden, sonst nicht.
Nach dem Absenden
Ein Auslöser, beliebig viele Aktionen
Ein Workflow prüft optional dieselbe Art von Bedingung und startet danach alle Aktionen parallel. Keine Kette, die an einem Glied hängen bleibt.
Auslöser
Jemand schickt das Formular ab. form.submitted
Bedingung
Der Workflow läuft nur, wenn die Antwort passt.
Budget ist größer als 10.000 · Kundentyp ist gleich Firma
Aktionen
8 Dinge, die mit einer Antwort passieren können
E-Mail senden
Alle TarifeAn feste Adressen oder an das E-Mail-Feld des Formulars, mit Antworten als Platzhalter.
Mehr dazuDatensatz-Eintrag
Alle TarifeNeuen Eintrag anlegen oder über ein Schlüsselfeld einen bestehenden fortschreiben.
Mehr dazuStatus setzen
Alle TarifeDie Antwort markieren, damit Dein Team im Dashboard sieht, was noch offen ist.
Feld aktualisieren
Alle TarifeEinen Wert in der eingegangenen Antwort überschreiben, etwa zum Normalisieren.
Event-Webhook
Ab ProJSON an Deinen Endpunkt, mit Feld-Labels und Typen statt roher IDs.
Mehr dazuGoogle Sheets
Ab ProNeue Zeile in der gewählten Tabelle, Spaltenreihenfolge bestimmst Du selbst.
Mehr dazuCleverReach
Ab ProEmpfänger im Double-Opt-in-Verfahren in die gewählte Gruppe eintragen.
Mehr dazuCalendly-Termin
Ab ProTermindaten aus dem Buchungsfeld stehen allen anderen Aktionen als Platzhalter bereit.
Mehr dazu
Platzhalter
Antworten mitten im Text verwenden
Jedes Feld hat einen Platzhalter, den Du über einen Picker einfügst statt ihn abzutippen. Strukturierte Felder liefern zusätzliche Detailwerte – ein Calendly-Feld etwa Beginn, Ende, Termintyp und Ort.
- {{f_name}}
- {{f_mail}}
- {{f_budget}}
- {{f_termin.start}}
- {{f_termin.event}}
Beispiel einer Benachrichtigung
Betreff: Neue Anfrage von {{f_name}}
Kundentyp: {{f_typ}}
Budget: {{f_budget}} €
Termin: {{f_termin.start}}
Nachricht:
{{f_nachricht}}Auswahlfelder erscheinen als Label statt als interner Wert, Datei-Uploads als Download-Link.
Fragen
Zu Logik und Automatisierung
Wie funktioniert bedingte Logik in Formenio?
Du hinterlegst an einem Feld eine oder mehrere Bedingungen. Jede Bedingung prüft ein anderes Feld mit einem der sechs Operatoren und löst eine von drei Aktionen aus: anzeigen, ausblenden oder zur Pflicht machen. Die Prüfung läuft im Browser, während ausgefüllt wird.
Können mehrere Workflows gleichzeitig laufen?
Ja. Ab Pro sind die Workflows pro Formular unbegrenzt, und ein Workflow kann mehrere Aktionen enthalten, die parallel ausgeführt werden. Im Starter-Tarif ist ein Workflow pro Formular enthalten.
Was passiert, wenn eine Aktion fehlschlägt?
Der Lauf wird in der Workflow-Historie als fehlgeschlagen vermerkt, samt betroffenem Schritt. Die Antwort selbst geht nicht verloren – sie ist gespeichert, bevor die Aktionen starten.
Kann ein Workflow nur unter bestimmten Bedingungen starten?
Ja. Neben dem Auslöser „bei Absenden“ gibt es den bedingten Auslöser: Der Workflow läuft nur, wenn die Antwort Deine Regel erfüllt – etwa nur bei Firmenkunden oder erst ab einem bestimmten Budget.
Wie verhindere ich, dass jemand meinen Webhook missbraucht?
Jede Anfrage trägt den Header „formenio“ mit der ID des auslösenden Workflows. Vergleiche ihn serverseitig mit der ID, die im Editor am Workflow steht, und weise Anfragen ohne passenden Wert ab.
Eine Regel ist schneller gebaut als beschrieben
Feld wählen, Bedingung setzen, veröffentlichen. Der Workflow dahinter braucht drei weitere Klicks.